Questioni di amministrazione e di contabilità.
Provveduto all'impianto materiale della latteria, bisogna provvedere
anche all'impianto della _contabilità_, che deve essere la _cronaca
finanziaria ed amministrativa_ della latteria stessa.
Si può dire che ogni latteria vede la contabilità da un suo proprio
punto di vista. Questa libertà di azione e di idee è anche entro
certi limiti giustificata dalla diversa natura dell'ambiente in cui
si svolgono le singole latterie. Alludo così all'ambiente materiale,
come a quello morale, il quale porta nell'andamento dell'azienda un
coefficiente che non si può stimare giustamente se non sul posto.
Dunque sebbene le norme generali di contabilità delle aziende
industriali e delle cooperative di produzione siano applicabili anche
alle latterie cooperative, la forma, lo sviluppo, l'estensione di
questa contabilità deve e può variare da latteria a latteria.
In fatto di registri e di registrazione bisogna saper trovare la giusta
strada, schivando i due vizi estremi, cioè la pletora e la penuria.
Una contabilità pletorica, ossia a base di registri numerosi e
complicati, oltre ad esigere molto tempo e spesa non può essere seguita
dalla generalità dei soci. Per contrapposto la scarsità dei libri e
delle registrazioni, oltre al non garantire l'amministrazione contro le
possibili infedeltà e malversazioni del personale stipendiato, genera
incertezza e disordine finanziario, che conduce presto o tardi alla
sfiducia, alla discordia fra i soci, al dissesto, allo scioglimento
dell'associazione.
La contabilità di una latteria sociale deve essere semplice, chiara,
sincera, esatta e persuasiva per tutti coloro che la vedono od hanno
interesse a vederla. Perchè raggiunga questi requisiti, essa deve
essere impiantata secondo queste norme:
1) rappresentare tutto il movimento dell'azienda, così che i diversi
registri si colleghino, si completino e si controllino reciprocamente;
2) permettere che ogni socio possa vedere in qualunque momento la
situazione propria in quanto al dare ed all'avere;
3) tenere alla giornata quei registri che devono mettere in evidenza la
fedeltà del personale stipendiato, nonchè la probità e vigilanza degli
amministratori.
Venendo dalle norme generali alle particolari, ecco quali sono i libri
o registri consigliabili alle latterie sociali cooperative:
1. _Il libretto dei portatori di latte._
2. _Il registro di ricevimento del latte._
3. _Il registro di fabbricazione dei latticini._
4. _Il libro magazzino_ (carico e scarico).
5. _Il partitario dei soci._
6. _Il libro dei mandati di pagamento_ (a
madre e figlia).
7. _Il libro reversali_ (a madre e figlia).
8. _Il libro dei soci._
9. _Il giornale._
10. _Il libro inventario._
11. _Il libro dei verbali delle adunanze._
I primi quattro libri possono essere tenuti in corrente dal casaro;
sta bene che siano a lui confidati perchè riguardano operazioni
strettamente connesse al suo ufficio e delle quali deve pur
rendere conto. Gli altri libri devono essere tenuti dal Consiglio
d'amministrazione, particolarmente rappresentato dalle persone del
presidente e del segretario, i quali appongono la loro firma laddove
occorre appunto la loro azione diretta, come succede, per esempio, col
libro dei mandati e delle reversali.
Se nessun membro del Consiglio si assume la tenuta dei libri in
discorso, si affida questo compito ad un contabile, che può essere
anche persona estranea alla latteria ed al quale si conferisce
una congrua retribuzione. Ciò però non esonera l'amministrazione
dalla responsabilità che le spetta, nè esonera il presidente ed
il segretario, o coloro che ne fanno le veci, di controfirmare
quei documenti che s'intendono emanati da loro, perchè sono atti
amministrativi che lo Statuto sociale ed il Codice di commercio
affidano alla loro iniziativa ed alla loro autorità.
Leggendo il surriferito elenco dai registri di contabilità, alcuni
lettori troveranno che c'è troppa roba e qualche altro lettore troverà
invece che manca qualche altro libro. Ma a prevenire il troppo degli
uni ed il poco degli altri ho già dichiarato in principio di questo
capitolo che ogni latteria vede la contabilità da un suo proprio punto
di vista. Quindi io ammetto che si possa risolvere bene la questione
coll'uso di tanti registri come di pochi.
Sotto questo riguardo io credo che gli amministratori faranno bene
prima di impiantare la contabilità della nuova latteria ad esaminare la
contabilità, ossia la tenuta dei registri, di qualche buona latteria,
d'importanza paragonabile alla loro. Vedendo la contabilità in azione,
essi prenderanno dall'esempio che hanno sotto gli occhi tutto quanto
fa pel caso loro particolare, poi apprezzeranno giustamente l'entità
del lavoro che occorre per tenere in corrente i registri di contabilità
e di amministrazione e si distribuiranno le mansioni tra loro, oppure
sceglieranno le persone idonee a ben eseguirle.
Del resto gli amministratori hanno il dovere di vigilare e di
controllare la contabilità, la quale è paragonabile ad una macchina,
che s'irruginisce ed indurisce quando rimane inoperosa, mentre che con
poco olio e con poco lavoro di pulizia si mantiene lungamente quando il
suo funzionamento è continuato in modo regolare e metodico.
Riguardo alla qualità dei registri da tenere in corrente, devesi notare
che le latterie sociali _costituite legalmente_, ossia sulle basi del
Codice di commercio, sono _obbligate per legge_ a tenere, oltre ai
registri che credono opportuno, i seguenti: _il libro dei soci, il
giornale, il libro dei verbali delle adunanze, il libro inventario_.
L'omissione di questi registri è, più che un errore, un dolo, che
può essere causa di seccature, di contravvenzioni e peggio, poichè
la magistratura esercita sulle cooperative costituite legalmente un
controllo, che a tempo e luogo può tradursi in ispezioni, in esami,
in richiami, ecc. Dunque tenendo i sopradetti registri in regola, gli
amministratori della latteria possono dire la loro ragione a chiunque
ed in qualunque evenienza, particolarmente quando le sorti della
latteria volgessero a male o che si manifestasse qualche questione
critica ed imbarazzante.
Dei quattro libri sopra citati il più importante è il _giornale_, il
quale è destinato ad esprimere in qualunque momento tutta la situazione
economica e finanziaria della latteria. Ottimo modello è il così
detto _giornale sistema americano_, il quale ha molte finche ed è
eminentemente e completamente descrittivo. Tenuto alla giornata, come
esige il nome stesso, questo libro riassume e compenetra i registri di
contabilità più necessari. Sembra a prima vista complicato e grandioso,
ma con un po' di pratica che si fa con esso, anche le persone di non
grande coltura lo possono adoperare od interpretare senza difficoltà.
In fatto di contabilità il _giornale americano_ si può dunque chiamare
il libro dei libri, ossia il _superlibro_, secondo lo stile oggi di
moda[7].